Correct importeren van componenten in het artikelbeheer

Werken met het Eplan Data Portal is een must

Voor wie slim wil werken met Eplan, is het gebruik van het Eplan Data Portal een must. Dit portaal bevat de meest up-to-date componentgegevens van honderden leveranciers. Denk maar aan functiesjablonen, macro’s, montagegegevens, technische kenmerken of zelfs een 3D-model.

Om de artikelen uit het Eplan Data Portal te kunnen selecteren, is het goed om deze eerst in te laden in het artikelbeheer in jouw eigen Eplan omgeving. We leggen je hieronder uit waarop je hierbij moet letten.

Hou controle over jouw boomstructuur

Wanneer je een component vanuit het Eplan Data Portal importeert in het artikelbeheer, moet je erop letten dat je niet te veel controle weggeeft aan Eplan. Stel je voor dat je in jouw macrofolder een hele boomstructuur hebt uitgewerkt met beveiligingen, relais of schakelmateriaal. Wanneer je een component vanuit het Eplan Data Portal in het artikelbeheer importeert, gaat Eplan deze data telkens op een vaste plaats neerzetten in Eplan. Dat kan ervoor zorgen dat de zorgvuldig opgebouwde, structuur van jouw macrofolder rommelig wordt.

Werk met een testdirectory

Om dit te voorkomen maak je bij het importeren van componenten gebruik van een testdirectory. Zo kun je gemakkelijk de omschrijving van het component aanpassen en vermijdt je dat het Eplan Data Portal jouw uitgetekende boomstructuur bepaalt. Zodra je een component download via het Eplan Data Portal, wordt de component niet in de bestaande boomstructuur geïmporteerd, maar in de testdirectory. Zo behoudt je de controle over de import en loopt jouw bestaande boomstructuur geen gevaar.

Componentenlijst van lage kwaliteit

Stel dat je een componentenlijst krijgt doorgestuurd waarvan de klant vraagt om deze in het project te gebruiken. Het gebeurt vaak dat deze componentenlijst te weinig goede componentdata bevat: zo kunnen de macro’s of andere technische gegevens ontbreken. Om efficiënt te kunnen werken, zorg je ervoor dat je deze componenten gaat verrijken met data vanuit het Eplan Data Portal. Indien je met een Eplan Data Portal Professional Account werkt, kun je in het Eplan Data Portal een componentenlijst uploaden die je van jouw leverancier hebt ontvangen. Nadat je deze hebt geïmporteerd herkent Eplan de componenten aan de hand van het artikelnummer. Hierna kun je deze componenten eenvoudig verrijken met data uit het Eplan Data Portal.

Bestaande velden niet overschrijven

Let op: We kunnen ons bijvoorbeeld voorstellen dat je voor een bepaald component zelf een macro hebt gecreëerd. Om de door jou gemaakte macro niet te overschrijven, doe je er goed aan om het veld ‘macro’ te beveiligen bij de artikelimport. Zo importeer je enkel de ontbrekende data vanuit het Eplan Data Portal en blijft jouw aangemaakte macro onveranderd.

Extern bewerken van componenten

Wat doe je als je bijvoorbeeld een ERP-nummer of een omschrijving wil aanpassen voor een aantal componenten? In dat geval kun je de gewenste gegevens exporteren via het artikelbeheer en aanpassen met Microsoft Excel. Daarvoor gebruik je best een csv-bestand. Indien je bijvoorbeeld enkel het ERP-nummer wilt aanpassen, heeft het weinig zin om alle velden van een component te gaan exporteren. Je kunt er voor de export voor kiezen om enkel het veld met het ERP-nummer te exporteren. Dat doe je door het configuratiebestand aan te passen. Daarna kun je het gewenste veld exporteren en gaan verrijken in Microsoft Excel. Nadat je dit hebt gedaan, sla je dit op als csv-bestand en kun je de componenten uploaden in jouw artikelbeheer, waarna Eplan de door jou aangevulde data overneemt. Handig toch?