Standardisiert, skaliert, automatisiert – NETZSCH digitalisiert die Auftragsabwicklung

Früher brauchte es Excel und ein gutes Gedächtnis, um Angebote zu kalkulieren. Heute reichen NETZSCH wenige Klicks. Der Maschinenbauer aus Selb hat die komplette Auftragsabwicklung seiner Standardmaschinen digitalisiert – vom ersten Kundenkontakt bis zum fertigen Schaltplan in der Elektrotechnik. Dabei kommen zwei Schlüssellösungen zum Einsatz: das CPQ-System von SAE und die Engineering-Plattform Eplan.

Ob in der Chemie, im Mineralbereich oder der Lebensmittelindustrie – rund um den Globus setzen Unternehmen auf Verfahrenstechnik von NETZSCH. Die familiengeführte Gruppe fertigt an vier Standorten hochspezialisierte Maschinen zum Mahlen, Mischen und Dispergieren. Doch die enorme Nachfrage nach Speziallösungen erwies sich irgendwann als Achillesferse: Sie führte zu einer enormen Variantenvielfalt und erschwerte einheitliche Lösungen über Ländergrenzen hinweg.

Eine Bestellung, eine Maschine, ein Preis

„Unsere Vision ist, dass eine Bestellung immer dieselbe Maschine hervorbringt – ganz gleich, ob sie in Brasilien, China oder Deutschland angeboten und gefertigt wird“, sagt Anja Franzke, Head of Global Sales System bei der NETZSCH-Feinmahltechnik GmbH. Auf diese Weise möchte das Unternehmen Auftragsspitzen abfangen und wirtschaftlich flexibel agieren.

NETZSCH entschied sich, den ersten großen Hebel im Vertrieb anzusetzen und führte 2016 das CPQ-System von SAE ein. CPQ steht für „Configure, Price, Quote“. Mit CPQ-Software konfigurieren Unternehmen regelbasiert variantenreiche Produkte, berechnen Preise automatisiert und erstellen ihre Angebote so in wenigen Minuten. „Wir haben von jeher eine Nähe zum Maschinenbau. Daher berücksichtigt SAE CPQ auch nachgelagerte Produktionsprozesse wie zum Beispiel die Auftragsanlage mit automatisierter CAD-Konstruktion, fertigen Stücklisten und kompletter Schaltplanerstellung“, sagt Susanne Henkel, Geschäftsführerin der SAE Applications for Digitalization GmbH. „Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden ihre Prozesse effizient und ohne Medienbrüche abwickeln können.“ Eine Mission, die auch NETZSCH zugutekommt.

Früher nutzte jeder Vertriebsmitarbeitende eigene Excel-Vorlagen, um Maschinen nach Kundenwunsch zu konfigurieren und zu bepreisen. Die Angebote entstanden individuell in Word – jedes ein Einzelstück. „Das war fehleranfällig“, sagt Anja Franzke. Detailspezifikationen kosteten regelmäßig viel Zeit und führten zu zahlreichen Rückfragen. „Weil es bei technischen Ausführungen fortlaufend Klärungsbedarf gab, verschob sich die Lieferzeit häufig nach hinten“, so Anja Franzke.

Klick-Angebot statt Word-Dokument

Mit dem CPQ-System änderte NETZSCH die gesamte Angebotslogik. Heute greifen die Vertriebsmitarbeitenden auf einen zentralen Konfigurator zurück – inklusive automatisch berechneter Preise. „Unsere Kolleginnen und Kollegen können weiterhin Rabatte gewähren“, sagt Anja Franzke. „Aber der Grundpreis bleibt stets derselbe. Und das weltweit.“

Auch das Angebot entsteht automatisiert: einheitlich aufgebaut, optisch klar strukturiert. Das erleichtert nicht nur die interne Bearbeitung, sondern bringt auch den Kunden Vorteile. „Sie können Angebote Zeile für Zeile vergleichen und technische Unterschiede sofort erkennen – etwa bei Baugröße oder Mahlraumvolumen“, so Anja Franzke. Erteilen Kunden einen Auftrag, genügt heute ein Klick: Die Vertriebsmitarbeitenden bestätigen das Angebot direkt in SAE CPQ. Statt den Terminauftrag mühsam in SAP anzulegen und alle Informationen händisch abzutippen, übergibt das System die Daten automatisiert an das ERP. Gleichzeitig fließen die Daten auch nach Eplan: Die Plattform übersetzt sie in standardisierte Makros und erstellt auf dieser Basis den passenden Schaltplan – vollautomatisiert und ohne manuelle Zwischenbearbeitung.

Vom Auftrag zum Schaltplan in 15 Minuten

„Über das CPQ haben wir die mechanische Seite standardisiert“, sagt Florian Lüdtke, Teamleiter Elektrotechnik in der Auftragsabwicklung bei NETZSCH. Bestellte ein Kunde beispielsweise eine Rührwerkskugelmaschine, erzeugte das System direkt die Baugruppen und zugehörigen Stücklisten. Die Schaltplanerstellung derselben Maschine zog sich hingegen bis zu drei Wochen – aufgrund des vollen Auftragsbacklogs. Rund acht Stunden Arbeit steckte die Elektrotechnik in das Wiring einer Maschine: Ein Großteil entfiel auf das Durchforsten alter Unterlagen, um einen ähnlichen Auftrag ausfindig zu machen, auf dem man aufsetzen könnte. Das Team kopierte den Plan und passte ihn für den neuen Auftrag an. Da wundert es nicht, dass auch die Elektrotechnik auf eine Automatisierung hinarbeitete.

„Heute fließen die Daten aus dem CPQ direkt in unser Wiring“, sagt Florian Lüdtke. „Statt eines ganzen Tages benötigen wir für die automatisierte Schaltplanerstellung mit Eplan lediglich 15 Minuten. Und das unmittelbar nach Auftragseingang.“ Das Team kontrolliert das Ergebnis lediglich noch.

Wie aus Baugruppen Elektrologik entstand

Um das Wiring zu automatisieren, analysierte NETZSCH gemeinsam mit Eplan bestehende Schaltpläne auf ihre Skalierbarkeit: Ziel war ein neues Konzept, das die Vielzahl an Varianten abbilden kann – regelbasiert, strukturiert und maschinenlesbar. „Ein Mechaniker spricht von Baugruppen – zum Beispiel dem Mahlraum oder der Kühlung“, erklärt Nina Grabowski, Account Managerin bei Eplan. „In der Elektrotechnik ist das anders: Klemmen, Schütze, Sicherungen, SPS sowie Ein- und Ausgänge sind in der Maschine viel stärker verteilt. Diese Logik mussten wir erst auf funktionale Einheiten übertragen, bevor wir sie in Eplan interpretieren konnten.“

Das erforderte ein neues, gemeinsames Verständnis für die Struktur – und eine Umstellung der bisherigen Engineering-Methodik. Gemeinsam betrachteten die Projektbeteiligten alle relevanten Informationsflüsse: Welche Daten erhält die Elektrotechnik aus SAE CPQ, welche kommen aus SAP? Wie lassen sich diese Daten sinnvoll clustern und interpretieren? „Dabei haben wir uns nah an der Mechanik orientiert“, so Nina Grabowski. Das Ergebnis: eine strukturierte Datenbank, die den Input aus Vertrieb und ERP regelbasiert auswertet, passende Schaltpläne generiert und automatisch die zugehörige Dokumentation erstellt.

Schrittweise zur automatisierten Elektrotechnik

Für die Automatisierung der Schaltplanerstellung startete NETZSCH gemeinsam mit Eplan ein Pilotprojekt. Ziel war es, an Maschinen mit durchschnittlicher Komplexität erste Erfahrungen zu sammeln und sich mit der Eplan Software tiefer vertraut zu machen. Rund ein Jahr dauerte es, bis der erste produktive Schaltplan die Abteilung verließ. „Seit der Einführung rollen wir die Automatisierung schrittweise auf unsere Maschinenfamilien aus“, sagt Florian Lüdtke. Perspektivisch möchte NETZSCH auch den Anlagenbereich automatisieren. Denn die Vorteile sprechen für sich: 95 Prozent weniger Engineering-Aufwand, präzisere Kalkulationen, optimierte Bestellprozesse und eine spürbar bessere Liefertreue.

Der Weg dorthin war kein Selbstläufer: Die Standardisierung der Maschinen kostete Ressourcen. Doch insbesondere der notwendige Kulturwandel stellte das Unternehmen vor Herausforderungen und bedurfte viel Rückendeckung durch das Management. „Wie viele deutsche Maschinenbauer kommen wir aus dem Sondermaschinenbau“, sagt Anja Franzke. „Da braucht es einen Wandel in der Denkweise.“ Gerade im Vertrieb gehörten kundenspezifische Fertigungen lange zum Geschäft. Sonderlösungen galten als Verkaufsargument – waren aber hinderlich für die Skalierung. „Selbstverständlich setzen wir Kundenwünsche auch weiterhin um“, sagt Anja Franzke. „Aber wie in vielen anderen Lebensbereichen spiegelt sich das dann im Preis wider.“

Besonders spürbar wurde der Wandel von Sonderlösungen zu standardisierten Produkten in den internationalen Außenstellen. Dort stieß er auf breite Zustimmung. „Bis dato waren die Kolleginnen und Kollegen bei der Angebotserstellung stets auf die Herstellerwerke angewiesen“, berichtet Anja Franzke. Mit dem CPQ-System von SAE änderte sich das grundlegend: Heute erstellen die Vertriebsmitarbeitenden der Außenstellen ihre Angebote selbstständig – schneller, unabhängiger und wettbewerbsfähiger.

Mit System zur Skalierbarkeit

NETZSCH hat einen durchgängigen Prozess geschaffen: Das CPQ-System von SAE sorgt dafür, dass der Vertrieb weltweit Angebote erstellt, die passen – technisch korrekt, optisch einheitlich, in Minuten statt Tagen. Der Aufwand sinkt, die Qualität steigt. Die Teams arbeiten schneller, klarer und verbindlicher und gewinnen dabei Zeit für das Wesentliche: ihre Kunden.

Auch die Elektrotechnik hat die Automatisierung fest im Griff. Eplan übersetzt die Angebotsdaten in fertige Schaltpläne. Und das in nur 15 Minuten. Was früher Tage dauerte, gelingt heute auf Knopfdruck. NETZSCH kombiniert Standardisierung mit Variantenvielfalt und schafft so das, woran viele scheitern: technische Präzision und internationale Skalierbarkeit im Gleichklang.